MANUAL
DE CONTRATACIÓN ECONÓMICA. 2018
CONTENIDO
1.
CAPITULO
I. INTRODUCCIÓN
- CAPITULO II. FORMA DEL CONTRATO
- CAPITULO III. DE LA CONTRATACIÓN
3.1
De la concertación.
3.2
Del contenido general del contrato
3.3
De la aprobación del contrato
- CAPITULO IV. DEL REGISTRO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS
- CAPÍTULO V. DE LAS PRODUCCIONES O SERVICIOS AUDIOVISUALES
5.1 De las
producciones por encargo
5.2 De los
contratos al sector privado
5.3 De las
Producciones Propias
5.4 De los
contratos de derecho de autor
5.5 De las
coproducciones
5.6 De los
servicios de producción
- REFERENCIAS
- ANEXOS.
CAPITULO I. INTRODUCCIÓN.
La Entidad teniendo la visión
de “Ser una Empresa líder en la producción de audiovisuales con Alto
Reconocimiento Social”, tiene definido en su objeto social.
Las regulaciones son de aplicación
al universo de las relaciones contractuales de tipo económico y mercantil que
realice la entidad con personas naturales y jurídicas, nacionales y
extranjeros, dentro de las actividades que de conformidad con su objeto social,
tiene autorizadas.
La Dirección Comercial de la
Entidad es la rectora de la actividad de supervisión y control de la
contratación y las direcciones de producción y economía de su desarrollo y
ejecución.
Al realizar los contratos con
terceros extranjeros, además de lo establecido en el presente procedimiento,
deben observarse las normas y procedimientos establecidos al efecto por el
Instituto Cubano de Radio y Televisión, así como aquellas referidas a las
operaciones en divisa del propio Organismo.
Las otras Direcciones de la entidad
en cada caso, tributarán la información necesaria para la elaboración de los
contratos. El Asesor Jurídico de la Entidad será el encargado de su
elaboración.
CAPITULO II. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Anexos: documentos adjuntos al contrato suscritos al momento de su
otorgamiento, que precisan o complementan las cláusulas contractuales y que
forman parte del mismo.
Suplementos: documentos que posteriormente son suscritos por las
partes y se une al contrato, después de otorgado, contentivos de cualquier
modificación, adición o concreción de su contenido.
CAPITULO III. REFERENCIAS.
·
PRO 01.02: 2018. Procedimiento para la elaboración,
distribución y control de los documentos e información documentada del Sistema
de Gestión de la Calidad
CAPITULO IV. FORMA DEL CONTRATO
Las relaciones económicas
comerciales y mercantiles que establezca la Empresa con personas naturales o
jurídicas nacionales o foráneas, como regla, deben materializarse mediante
contratos por escrito, bien sea en forma documental impresa o en soporte
magnético, en correspondencia con la naturaleza y complejidad de las relaciones
económicas que pretenda regular.
El original del contrato que
redacten las partes, será en idioma español, con independencia, de que se haya
acordado la existencia de copias literales en otros idiomas. Tanto del original
en español como de las copias en otros idiomas, existirán tantos ejemplares
idénticos, como partes concurran al contrato.
El contrato podrá contar con
anexos y suplementos al mismo.
CAPITULO III. DE LA CONTRATACIÓN
3.1 De la concertación.
El Director General o las
personas que por Resolución del mismo se delegue, son las autoridades
facultadas para concertar y suscribir los contratos, los que serán responsables
de las obligaciones emanadas de los mismos.
Para la concertación de los
contratos, el encargado de su diligenciamiento o negociación exigirá a la
contraparte los siguientes documentos, o en su defecto una certificación
expedida y firmada por el Asesor Jurídico de la Entidad de la contraparte donde
se consignen los datos correspondientes:
- Resolución de creación de la Entidad o sociedad mercantil.
- Objeto social.
- Resolución del Director de la Entidad, en caso de que sea este quien suscriba el contrato.
- Resolución que acredite que la persona que comparece a firmar el contrato, está debidamente facultada para la realización del acto.
Nota: En el caso de que la
contraparte sea extranjera se solicitará además el aval bancario y la inscripción
en el Registro Mercantil y toda la documentación reglamentaria de la empresa.
Todos los documentos deben estar debidamente legalizados por las autoridades
facultades.
Las propuestas de contratos
emitidos por terceros serán entregadas a la Dirección Comercial, la que dará
traslado de los mismos al Asesor Jurídico para revisión y dictamen. El término
para la emisión del dictamen es de 3 días hábiles posteriores a la recepción
por parte del Asesor Jurídico de la propuesta de contrato.
3.2. Del contenido general del contrato
Los contratos, fundamentalmente
deberán contener las siguientes cláusulas:
Ø
Identificación de las Partes del Contrato.
Ø
Objeto del contrato.
Ø
Obligaciones de las Partes.
Ø
Calidad.
Ø
Valor y formas de pago.
Ø
Plazos acordados por las partes para el
cumplimiento de las obligaciones.
Ø
Plazos de garantía.
Ø
Penalidades.
Ø
Conciliaciones.
Ø
Seguros.
Ø
Causas Eximentes de la Responsabilidad
Contractual.
Ø
Reclamaciones.
Ø
Confidencialidad.
Ø
Legislación aplicable y solución de conflictos.
Ø
Término de vigencia.
Ø
Causales de terminación del Contrato.
3.3. De la aprobación del contrato
En el proceso de contratación,
los contratos, cuya moneda de contratación y/o pago sea libremente convertible,
serán sometidos, previos a su firma, a la revisión y aprobación del Comité de
Divisa y Contratación de la Entidad.
El Comité de Divisa y
Contratación tendrá la función de analizar, evaluar y aceptar, y aprobar de ser
procedente todas las propuestas de contratos para las operaciones económicas y
mercantiles que se efectúen en empresa con terceros extranjeros,
El Asesor Jurídico está
obligado a elaborar o revisar, según corresponda, las propuestas de contratos
que serán presentadas. En el caso de la revisión de los contratos, emitirá,
previo a la presentación al Comité de Divisa y Contratación, un dictamen
técnico legal.
CAPITULO IV. DEL REGISTRO Y CONTROL DE
LOS CONTRATOS
El Asesor Jurídico de la Empresa
es la persona encargada de registrar y archivar el original de los contratos de
las series de producción y de los trabajadores por cuenta propia (TCP), la dirección
Comercial será responsable de registrar y archivar el original de todos los
contratos que concerté la Entidad ya sean proveedores, clientes y extranjeros.
A tales efecto habilita un registro por años donde se consignarán los
siguientes datos: tipo de contrato, identificación de la contraparte, a qué
proyecto pertenece, fecha se suscripción o vigencia.
Los contratos que no son
concertados específicamente para un proceso productivo determinado y sean
firmados por el Director General o el Director Comercial ambos de la entidad,
son archivados en la Dirección Comercial. Un
ejemplar de los contratos concertados con personas naturales así como del
contrato concertado con los canales televisivos se archivará en la Dirección de
Economía.
El Directivo designado encargado
de la concertación del contrato o el Productor General de cada obra o proyecto
en su caso, están obligados a entregar los contratos a las personas referidas
en el artículo anterior.
Todos los contratos, con
excepción de los concertados con personas naturales, deberán ser presentados
ante la Dirección Comercial, quien le dará traslado al Asesor Jurídico de la
Entidad para la elaboración del dictamen legal.
Se deberá mantener la custodia
y conservación de los Contratos como mínimo durante el término de 5 años.
El Directivo designado encargado
de la concertación del contrato o el Productor General de cada obra o proyecto
en su caso son los responsables de velar por el cumplimiento de las
obligaciones contraídas en los contratos, informando a la Dirección Comercial
de la Entidad cualquier incumplimiento para el establecimiento de la
correspondiente reclamación, la que es elaborada por el Asesor Jurídico.
CAPÍTULO V. DE LAS PRODUCCIONES O
SERVICIOS AUDIOVISUALES
5.1. De las producciones por encargo
De conformidad con el plan de
producción anual de la Entidad, se procederá, una vez agotada la etapa de
negociación, a la elaboración de los contratos de las obras audiovisuales
encargadas por un tercero en concordancia con el cronograma elaborado para cada
una de ellas.
Para la realización de cada una
de las producciones ejecutadas por la entidad deberán concertarse
fundamentalmente los siguientes contratos:
ü
Contrato de realización de obra audiovisual.
ü
Contrato de Servicios Escenográficos.
ü
Contrato de suministro de alimentación.
ü
Contratos de arrendamiento de técnica y
transporte.
ü
Contratos al sector privado.
ü
Contratos de Derecho de Autor, de ser
procedente.
ü
Otros contratos que sean necesarios realizar de
acuerdo a las exigencias y necesidades de las obras.
Una vez aprobado el presupuesto
de la obra, el Productor General del proyecto entregará a la Dirección
Comercial de la Entidad en formato digital el Presupuesto General, desglosado
por etapas y epígrafes, las fechas de ejecución del cronograma de la obra por
etapas, así como la información específica referida a nombre del proyecto,
cantidad de escenas, minutos en pantalla, cantidad de capítulos, tipo de obra o
cualquier otra necesaria para su identificación y descripción. El Director
Comercial dará traslado de toda la información al Asesor Jurídico para la
elaboración del contrato.
Corresponde a los Productores
Generales de cada obra o proyecto, o la persona designada por este, la
negociación y gestión de cada uno de los contratos que se requieran concertar
para la realización de la obra, así como velar por el cumplimiento de las
obligaciones contraídas en lo que a su contenido le compete, informando al
Dirección Comercial de cualquier incumplimiento para su posible reclamación.
El Productor General y el
personal de economía de cada una de las producciones en primera instancia y la
Dirección de Economía velarán por la correcta ejecución del presupuesto
asignado a la obra en cuestión, advirtiendo al Director General de la Entidad
oportunamente de cualquier desviación o anomalía al respecto.
Las personas autorizadas a la
firma de los contratos que se conciertan en cada una de las producciones o
proyectos, son aquellas que por resolución del Director General de la Entidad
les haya sido delegada dicha facultad.
5.2. De los contratos al sector privado
La contratación al sector
privado se regirá por lo establecido en la legislación vigente aplicable tanto
interna como externa. Resolución 32 del MEP.
Los tipos de contratos que se
concertarán con el sector privado serán fundamentalmente los siguientes:
ü
Uso
de vivienda para la realización de obra audiovisual.
ü
Contrato
de arrendamiento.
ü
Contrato
de compraventa.
ü
Contratos
de Derecho de autor.
ü
Otros
contratos que sean necesarios realizar de acuerdo a las exigencias y
necesidades de las obras y autorizados legalmente.
El Equipo de Dirección de la
obra no podrá concertar con el sector privado contratos cuyo objeto sea el
alquiler de productos y medios propios de los servicios escenográficos, a excepción
del arrendamiento de viviendas y vehículos. Excepcionalmente el Director
General podrá autorizar la concertación de los mismos.
La Entidad, responsabilizando al
Productor General de cada obra o proyecto con el cumplimiento de las
obligaciones pactadas y la veracidad de los datos específicos que se requieren,
pudiendo designar a la persona encargada de consignar los mismos en cada
contrato.
Es responsabilidad del personal
de economía de las series, o de la persona designada por el productor general de
cada obra, es solicitar el registro y codificación de los contratos a
particulares al Asesor Jurídico de la Entidad. De igual forma se obliga a la
entrega de un ejemplar al Asesor Jurídico y otro a la Dirección de Economía una
vez que sea firmado el contrato por el Director General de la Entidad, el
Productor General de la obra y el particular.
Se establece el sistema de la
doble firma en los contratos concertados con particulares, haciéndose necesaria
la firma del Director General de la Entidad en los mismos, como autoridad
facultada para la autorización de los pagos a particulares, así como la del
Productor General de la obra o proyecto.
Ninguna persona está autorizada
a realizar modificaciones en las proformas de contratos expedidas. De resultar
necesaria la realización de modificaciones o adicionar cláusulas estas deben
ser realizadas por el Asesor Jurídico.
Los contratos solo pueden ser
firmados por la persona facultada por resolución. Por parte de la persona
natural solo podrán ser firmados por el titular del bien. En caso de que la
persona natural no pueda acreditar documentalmente ser el titular del bien
mueble se le realizará Declaración Jurada, que es confeccionada por el Asesor
Jurídico de la Entidad.
El contrato original, así como
sus copias no pueden ser entregados al particular en su totalidad para su
estudio. Si el particular no muestra su conformidad con el contrato o en alguna
de sus cláusulas, esto debe ser informado al Asesor Jurídico de la Entidad para
su valoración y posible negociación con aquel.
No se puede contratar viviendas
u otros medios a familiares de trabajadores, ni a trabajadores, que participen
en la serie, solo en casos excepcionales, debidamente justificados y
autorizados por el Director General de la Entidad.
El monto a pagar a la persona
naturales por acuerdo entre las partes y deberá ajustarse a los gastos que por
tal concepto se hayan planificado en el correspondiente epígrafe del
presupuesto de la obra. De existir tarifas establecidas por disposiciones
legales, tanto internas como externas para determinados bienes o servicios, el
valor del contrato se calcula sobre la base de las mismas.
Antes de la concertación del
contrato se debe contar con la debida autorización de la facultad competente en
correspondencia con el monto pactado a pagar al particular, de conformidad con
lo establecido por el Presidente del Instituto Cubano de Radio y Televisión.
El Productor General de cada
obra o proyecto exigirá al particular la documentación que acredite ser el
titular de los bienes objeto del contrato, emitiendo un certifico dejando
constancia de los datos contenidos en el documento. El Asesor Jurídico es el encargado de
elaborar la proforma de este documento.
En aquellos contratos donde se
arriende más de un bien, con independencia del valor total, se desglosa la
tarifa diaria acordada con la persona natural por cada bien.
5.3. De las Producciones Propias
En la modalidad de producciones
propias, el proceso de contratación se inicia con el contrato al creador del
guión o argumento. El proceso de negociación se realiza por parte de la
Dirección Comercial y de Producción, ambas de la Entidad.
La Entidad valora la
posibilidad de que el guión de la obra sea escrito, por más de un escritor,
previendo posibles contratiempos que pueden producirse en caso de que el guión
sea escrito por una sola persona y esta desista de continuar el proceso de
escritura del mismo.
Para el financiamiento de la
realización de la obra, la empresa podrá concertar contratos con entidades
bancarias para la solicitud de un crédito, o pactará con un tercero interesado
en el proyecto para el financiamiento del proceso productivo. En caso de que el
financiador sea un canal televisivo o entidad encargada de la transmisión
televisiva se realizará un contrato de cesión de derechos de transmisión y
financiamiento.
Se aplican para este tipo de
producciones las normas establecidas para las producciones por encargo que le
sean afines de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de la
Producción.
Corresponde a los Productores
Generales designados para estos proyectos, o la persona designada por los
mismos, la negociación y gestión de cada uno de los contratos que se requieran
concertar para la realización de la obra, así como velar por el cumplimiento de
las obligaciones contraídas en lo que a su contenido le compete, informando a la
Dirección Comercial de cualquier incumplimiento para su posible reclamación
5.4. De los contratos de derecho de autor
En el caso de las producciones
propias, o en las realizadas por encargo, previa autorización del encargante,
la Entidad realiza los contratos respectivos con los autores de la obra
audiovisual, reconocidos legalmente, así como con otros autores cuyas obras
sean utilizadas en la misma. El proceso de negociación se realiza por parte de
la Dirección Comercial y de Producción, ambas de la Entidad
Para la concertación de los
referidos contratos de Derecho de Autor, se cumple con lo dispuesto en la
legislación vigente emitida por las autoridades facultadas.
El Asesor Jurídico de la
Entidad elabora las propuestas de contrato. La Dirección Comercial y de
Producción envía al Asesor Jurídico toda la información necesaria para la
elaboración del contrato.
La Dirección de Producción de
la Entidad aprueba las obras encargadas y de resultar procedente, emite un
informe a la Dirección de Economía autorizando el pago a los autores en
correspondencia con la cantidad de trabajo entregado con la periodicidad que se
haya pactado en el contrato.
5.5. De las coproducciones
Se pueden concertar contratos
para la realización de una obra audiovisual bajo la modalidad de coproducción,
compartiendo la titularidad de los derechos de propiedad intelectual con
terceros nacionales o extranjeros.
En el contrato de coproducción
deberán definirse claramente el reparto de los ingresos, el ejercicio de los
derechos en cuanto a tiempo y territorios, la aportación de cada una de las
partes, la custodia de los master originales de la obra, los pagos por concepto
derechos de autor, entre otros.
El guión de la obra objeto de
coproducción, fundamentalmente si esta se realiza con un tercero extranjero,
deberá ser aprobado por la Dirección de la Entidad de Telenovelas, considerando
que el mismo no atente contra los principios morales, éticos, sociales y
políticos del país. En este caso el guión se someterá a la consideración y
aprobación de los niveles y autoridades designadas del Instituto Cubano de
Radio y Televisión.
5.6. De los servicios de producción
Por servicios de producción se
entenderá aquellos proyectos o eventos donde la Entidad suministra al
encargante de los mismos, determinados medios, recursos técnicos y/o humanos
para su realización.
Para este tipo de servicio la
Entidad concertará un contrato de servicio de producción detallando cada uno de
los elementos a aportar, ya sea fuerza de trabajo especializada, recursos
técnicos y de transporte, diligencias necesarias para el normal desarrollo del
proceso productivo, o asistencia y asesoría especializada.
Los servicios de producción con
terceros extranjeros, al igual que cualquier proyecto cuya contraparte no sea
una entidad cubana, deberán cubrir los trámites establecidos por nuestro
Organismo rector.
La Dirección Comercial de la
Entidad es la rectora de la actividad de supervisión y control de la
contratación y las direcciones de producción y economía de su desarrollo y
ejecución, todo ello en relación con lo establecido en el artículo 18 del
presente reglamento.
